Delo z računi lahko podjetniku vzame veliko časa in truda, lahko pa si ta opravila močno poenostavimo, če pošljemo e račun v spletno banko in te procese kar avtomatiziramo. To nam omogočajo novosti, ki se vse bolj uveljavljajo v praktično vseh gospodarskih panogah – spletno plačevanje še zdaleč ni namenjeno le podjetnikom, ki poslujejo izključno preko spleta.
Enako velja za e račune. Ti so v nekaterih primerih zahtevani, tako da se jim morda niti ne bomo mogli izogniti, so pa na voljo tudi tistim podjetnikom, ki teh zahtev nimajo. Vsak lahko izkoristi prednosti elektronskih računov, mnoge posebne prednosti bomo odkrili, če uvozimo ali izvozimo e račun v spletno banko. Ravno tu se pokaže največji potencial poslovanja z elektronskimi računi.
Izvozite izdan e račun v spletno banko
Zelo koristna je funkcija izvoza e računov v spletno banko za izdane račune, saj se tako lahko prilagodimo tudi svojim strankam. Omenili smo že, da v nekaterih primerih moramo poslovati z e računi, to velja za poslovanje s proračunskimi uporabniki. A tudi drugim podjetnikom bomo močno olajšali plačevanje računov in vodenje evidence, če poslujemo s takšnimi računi.
Prejemnik oziroma plačnik dobi e račun v spletno banko, kar omogoča enostavno, tudi avtomatsko plačilo. Dobi tudi sam račun v obliki digitalnega dokumenta, navsezadnje lahko tega tudi natisnemo. V vsakem primeru bomo omogočili veliko bolj enostavno delo z računi, izognemo se nesporazumom in zapletom, tako pripomoremo tudi k boljši plačilni disciplini in preprečimo zamude oziroma neplačila.
Uvozite prejet e račun v spletno banko
Še bolj koristna je funkcija uvoza v spletno banko za prejete račune. Podjetja, ki poslujejo z mnogimi dobavitelji in drugimi partnerji, imajo s prejetimi računi veliko dela, sploh če računi ne sledijo vedno istemu standardu. Že pri plačilu je treba iskati nujne podatke, pripravljati plačilne naloge in opravljati plačila. Če lahko uvozimo e račun v spletno banko, bo to delo povsem enostavno, saj je vse opravljeno kar avtomatsko.
Elektronski računi so pripravljeni po predpisanem standardu, kar nam omogoča zelo učinkovito obdelavo. Avtomatsko je možno pripraviti plačilne naloge, ostane nam le še to, da plačilo potrdimo. Prav tako lahko poskrbimo za samodejno beleženje oziroma evidentiranje prejetih računov, kar je pomembno za računovodstvo in za lastno evidenco. Tako si lahko poenostavimo mnoga opravila, če lahko uvozimo e račun v spletno banko, saj vse namesto nas opravi računalnik.
Kaj potrebujemo za e račune in spletno banko?
Seveda se bomo morali za tovrstno poslovanje nekoliko prilagoditi, obstajajo določene zahteve, ki jim moramo ugoditi. Najprej moramo imeti poslovni račun odprt pri banki, ki omogoča spletno poslovanje. Na srečo to omogočajo že praktično vse ugledne banke, ki imajo svoje sisteme, ki omogočajo uvoz standardiziranih elektronskih računov.
Za delo z e računi se splača imeti tudi ustrezno računovodsko programsko opremo, ki se povezuje s spletno banko in nam omogoča različne načine obdelave računov. Tako lahko uvozimo e račun v spletno banko, lahko pripravimo plačilne naloge, računovodski programi seveda omogočajo, da lahko elektronske račune tudi izdajamo in pošiljamo.