Vsak podjetnik se prej ali slej sreča z nekaterimi obveznostmi, ki niso nujno vezane na njegovo dejavnost. Na področju računovodskih opravil je to izdaja računa. Te naloge nam lahko prinesejo nepričakovane preglavice, zato se vsekakor splača že vnaprej odpraviti morebitne nesporazume in zmanjšati tveganja za težave.
Z računi bo kar dosti dela ne glede na to, kakšne dejavnosti opravljamo. Vsak podjetnik ima te obveznosti in vedno jih moramo opraviti tako, da ne kršimo kakšnih predpisov in zakonov. Tudi če izdajamo le nekaj računov na mesec, moramo biti pozorni na to, da izdaja računa ustreza predpisom, da dokument vsebuje vse nujne informacije in da sledimo tudi drugim priporočilom. Če smo dovolj vestni, bomo na ta način lahko vzdrževali uspešno poslovanje. Pravzaprav lahko pri delu z računi izkoristimo tudi nekatere priložnosti, ki se nam odpirajo.
Izdaja računa in vodenje evidenc
Račun ni le kos papirja, na katerem so napisani podatki o opravljenem delu oziroma prodanem izdelku. Vse pogosteje niti ne gre za papir in se uporabljajo elektronski računi. V vsakem primeru pa imamo še nekaj različnih možnosti, ki jih lahko dobro izkoristimo, da spodbudimo uspešno poslovanje. Izdaja računa nam namreč marsikaj pove:
- Pomeni prihodek, ki ga lahko pričakujemo na bančnem računu
- Odpira terjatev, s katero bo morda še nekaj dela
- Označuje spremembo v stanju zalog
- Prinaša sredstva za financiranje poslovanja
- Nalaga obveznosti pri knjiženju in obdavčevanju
To so le nekatere stvari, na katere moramo biti pozorni ob izdaji računa. Predvsem pa lahko izkoristimo priložnosti, ki se s tem odpirajo. Vsak izdan račun namreč sestavlja evidenco poslovanja, ohranjamo nadzor nad svojimi prihodki, spremljamo tudi stanje zalog in porabo materialov za delo. V ozadju je kar dosti podatkov, ki ob izdanem računu koristijo za upravljanje poslovanja.
Kako izkoristiti priložnosti, ki jih prinaša izdaja računa?
Najbolje bomo potencial pri delu z računi izkoristili tako, da račune pripravljamo z računovodskim računalniškim sistemom. Ta programska oprema ima izstavljanje računov med funkcijami, ki so povezane v celovit sistem. Večino dela lahko avtomatiziramo, tako da se bodo samodejno pripravile vse potrebne evidence in dobimo enostaven vpogled v stanje poslovanja. To je zelo elegantna in povsem enostavna rešitev, ki nam olajša delo z računi, hkrati pa ponuja še veliko več.
Programi, s katerimi se opravlja izdaja računa, gotovo vodijo vsaj evidenco izdanih računov, pogosto omogočajo tudi delo s prejetimi računi. Že s tem lahko vzdržujemo dober nadzor nad svojim poslovanjem. Imamo pregled nad statistiko prodaje, prepoznamo različne vrste kupcev, nadzorujemo tudi zaloge in nabavo … Za vse to poskrbi kar računalniški program, ki je na tem področju neprekosljiva pomoč.
Enostavne rešitve za izdajo računa
Seveda ni nujno, da bomo vse te funkcije v podjetju sploh potrebovali. V resnici pogosto uporabljamo le neznaten del vseh možnosti, ki jih ponuja programska oprema. Lahko pa najdemo tudi bolj preproste programe, ki so prilagojeni zgolj posameznim funkcijam. Tako se lahko tudi izdaja računa opravi s kakšnim preprostim programom, če imamo v mislih res le to nalogo. V vsakem primeru pa imamo na voljo takšno pomoč, ki se jo splača izkoristiti.