Pri poslovanju s proračunskimi uporabniki moramo pripraviti elektronski račun. Na prvi pogled se to morda zdi enostavna naloga, a pogosto se tudi zaplete, še posebej pri tistih, ki niso vajeni poslovanja v digitalnem svetu. Dodatno zmedo lahko prinesejo posebne zahteve pri teh računih – ne gre namreč za enostaven digitalni račun, ki bi ga izdali kot različico papirnatega, temveč moramo dodati še nekatere ključne podatke, ki so lastni samo pravim elektronskim računom.
Najprej moramo seveda vedeti, katerim strankam in partnerjem moramo elektronski račun izdati, nato pa moramo znati tak račun tudi pripraviti. Čeprav se zdi, da imamo s takšnimi računi le nepotrebno delo, se na dolgi rok izkaže, da ta način poslovanja postopke pravzaprav zelo olajša in pohitri, še posebej če se za to delo poslužimo ustreznega računalniškega programa.
Elektronski račun pri izdajanju in prejemanju
Račune seveda izdajamo in prejemamo, v obeh primerih pa imamo z njimi nekaj dela. Praviloma je več dela z izdajanjem, kar je pri elektronskih različicah računov še posebej očitno. Pripraviti moramo namreč račun v primerni obliki z vsemi potrebnimi informacijami. Že pri običajnih računih moramo biti pri izdajanju bistveno bolj pozorni kot pri prejemanju. Elektronski račun moramo pripraviti v ustrezni obliki, to vključuje dejanski e-račun, ovojnico e-računa in še kopijo računa v PDF formatu.
Pri prejemanju računov imamo manj dela, a vseeno se bomo morali najprej nekoliko potruditi, če želimo dejansko izkoristiti prednosti, ki jih imajo e-računi. Računi v standardizirani obliki nam namreč omogočajo zelo enostavno plačevanje, pravzaprav lahko ta postopek kar avtomatiziramo, saj se z elektronskimi računi odlično razumejo sistemi spletnih bank.
Program za elektronski račun
Dela je torej kar nekaj, zato se splača za izdajanje in prejemanje računov uporabiti napreden računovodski program. Takšna orodja že tako ali tako uporabljamo pri praktično vseh računovodskih opravilih. Dober program odgovarja tudi na potrebe zahtevnejših uporabnikov in brez težav pripravi ustrezen elektronski račun. Večino dela močno poenostavi in avtomatizira, najprej sam pridobiva podatke, ki jih lahko, nato pa pripravi ustrezne dokumente oziroma datoteke, kot zahtevajo standardi za izdajo e-računov.
Prejete račune lahko prav tako obdelamo z dobrim programom. Ta omogoča enostavno knjiženje in seveda avtomatiziran uvoz v spletno banko. Tako bodo računi vedno plačani do roka, ne bo treba skrbeti za kakšne zamude ali težave. Nad računi imamo tudi popoln pregled, kar je pri upravljanju poslovanja seveda nadvse pomembno. Vse to dokazuje, da elektronski račun pravzaprav močno poenostavi poslovanje in ima velik potencial.
Elektronski račun omogoča avtomatizirano brezpapirno poslovanje
Z uporabo elektronskih računov lahko močno spremenimo poslovne prakse. Rešimo se nekaterih zamudnih opravkov, zmanjšamo tudi tveganja za napake, pomote in druge težave. Hkrati ohranjamo popoln nadzor nad svojim poslovanjem, prihodke in odhodke imamo lepo prikazane in te podatke lahko tudi nadalje obdelujemo. Dober računovodski program seveda ponuja še mnoge druge nadvse koristne funkcionalnosti, ki se jih splača izkoristiti. Navsezadnje lahko ustrezen elektronski račun dandanes pripravi že praktično vsak ugleden računovodski program, pogosto pa potrebujemo naprednejšo programsko opremo, ki lahko prevzame tudi druge naloge pri poslovanju v večjem podjetju.